Dla kogo:
- Właściciel przestrzeni, który chce dać księgowej lub księgowemu dostęp do kosztów firmy.
- Księgowy, który prowadzi faktury zakupowe firmy w Buildinio.
Co zrobisz: zaprosisz księgowego, wciągniesz faktury zakupowe z KSeF albo wpiszesz je ręcznie, wskażesz projekty, których dotyczą, a kierownicy rozpiszą je na swoje budowy.
Zanim zaczniesz
- Koszty firmy działają razem z modułem Koszty, od planu Start.
- Księgowy to rola w przestrzeni, dostępna od planu Firma. Widzi koszty firmy, KSeF, faktury Buildinio i subskrypcję, ale nie widzi projektów.
- Do faktur z KSeF potrzebny jest token KSeF przestrzeni. Podłącza go właściciel albo osoba, której powierzył obsługę KSeF. Instrukcja jest przy polu na token.
Kroki
1. Zaproś księgowego
- Wejdź w zarządzanie przestrzenią → Członkowie i kliknij Zaproś do przestrzeni.
- Wpisz adres e-mail i wybierz rolę Księgowy.
- Po zalogowaniu księgowy trafia prosto do rejestru Koszty firmy. To jego główny ekran.
2. Wciągnij faktury z KSeF
- W Koszty firmy otwórz zakładkę FV z KSeF.
- Przejrzyj faktury zakupowe i zaznacz te, które mają wejść jako koszt. Nagłówek dokumentu wypełnia się danymi z KSeF.
3. Dodaj koszt ręcznie
- W zakładce Wszystkie koszty kliknij Nowy koszt.
- Wpisz numer dokumentu, datę wystawienia, kwotę brutto (netto opcjonalnie), dostawcę i termin płatności. Dołącz skan.
- Zaznacz Zapłacone, jeśli faktura jest już opłacona.
4. Wskaż projekty
- W sekcji Których projektów dotyczy wybierz budowy. To wskazanie, nie rozpisanie: kwoty na projekt wpisuje jego kierownik.
- Zamknięta lista projektów oznacza, że rozpisać fakturę mogą tylko wskazane projekty. Wyłączona: każdy projekt w firmie.
Co dalej
- Kierownik projektu widzi fakturę w kosztach projektu jako Do rozpisania i bierze z niej swoją część na kategorie budżetu. Jedna faktura może być rozpisana na kilka budów. Aplikacja pilnuje, żeby nie przekroczyć jej kwoty. Zobacz Jak dodać koszt.
- W kolumnie Rozpisania rejestru widać, ile z dokumentu wzięły projekty.
- Waluta zostaje taka jak na fakturze. Kurs przeliczenia ustala kierownik projektu przy rozpisaniu.
Gdy coś nie działa
- Nie widzę faktur z KSeF. Przestrzeń nie ma podłączonego tokenu KSeF. Kliknij Podłącz token KSeF albo poproś o to właściciela.
- Nie mogę usunąć dokumentu. Projekty mają na nim rozpisane kwoty. Najpierw trzeba usunąć rozpisania w projektach.
- Księgowy nie widzi projektu. Tak ma być. Rola Księgowy nie obejmuje projektów.