Dla kogo: właściciel, kierownik projektu i jego zastępca. Kierownik budowy widzi koszty, a inwestor nie widzi budżetu.
Co zrobisz: ustawisz budżet wykonawczy projektu, podzielisz go na kategorie kosztów, porównasz z planem kosztów zadań i faktycznymi wydatkami, a przekroczenie pokryjesz przesunięciem albo nową wersją budżetu.
Zanim zaczniesz
- Budżet jest w każdym planie, od Start w pełnej wersji: budżet wykonawczy z planowanym wynikiem, pule w kategoriach, wersje z uzasadnieniem, przesunięcia między pulami i moduł Koszty.
- Budżet to Twój wewnętrzny plan kosztów. Z inwestorem uzgadniasz osobno wartość umowy i aneksy. Zobacz Jak inwestor akceptuje aneks.
Kroki
1. Ustaw budżet wykonawczy
Budżet ustalisz na jeden z dwóch sposobów — zależnie od tego, czy cena jest już uzgodniona.
Masz umowę albo znasz swój koszt
- Przy zakładaniu projektu w kroku Umowa i budżet wpisz wartość umowy i ustal budżet, np. z zysku, jaki chcesz osiągnąć. Zobacz Pierwsze kroki.
- Budżet zmienisz później w module Budżet.
Przygotowujesz ofertę — budżet z planu kosztów
Projekt możesz potraktować jako ofertę: najpierw rozpisujesz robotę i jej koszty, a cenę dla inwestora liczysz z tej rozpiski.
- Przy zakładaniu projektu w kroku Umowa i budżet wybierz Jeszcze nie — przygotowuję ofertę. Projekt powstanie bez umowy i bez budżetu.
- W harmonogramie rozpisz koszty na zadaniach: kwotę wpisaną ręcznie albo wyliczoną z materiałów i zasobów. Zobacz Jak ułożyć harmonogram.
- W module Budżet zobaczysz Plan z zadań w podziale na kategorie. Kliknij Utwórz pierwszy budżet z planu kosztów — kwoty z zadań staną się pulami budżetu.
- Cenę policzysz w projekcie, na karcie Wartość umowy: ustaw Zysk docelowy, a Buildinio pokaże Cenę ofertową z planu kosztów (plan kosztów + zysk).
- Gdy inwestor przyjmie ofertę, kliknij Wstaw jako wartość umowy — cena przejdzie do umowy.
2. Podziel budżet na kategorie
- W module Budżet podziel kwotę na kategorie i podkategorie kosztów, np. robocizna, materiały, sprzęt, podwykonawcy.
- Podział możesz dostać podpowiedziany według typu projektu albo ułożyć sam. Jeśli zadania w harmonogramie mają już plan kosztów, pierwszy budżet utworzysz wprost z niego.
3. Porównuj trzy liczby
W każdej kategorii stoją obok siebie:
- pula budżetu — ile planujesz wydać,
- plan kosztów zadań — koszty wpisane przy zadaniach albo wyliczone z materiałów i zasobów,
- faktyczne koszty — wydatki zapisane w module Koszty. Zobacz Jak dodać koszt.
Gdy z zadań wychodzi więcej, niż przewiduje pula, przekroczenie widać przy kategorii.
4. Pokryj przekroczenie
Masz dwie drogi:
- przesunięcie — zapas z kategorii, w której zostały pieniądze, pokrywa brak w innej. Całkowity budżet się nie zmienia,
- podniesienie budżetu — od razu widzisz, jaki planowany wynik zostanie po zmianie. Gdy budżet przekroczyłby umowę, Buildinio podpowie aneks.
Każda zmiana to nowa wersja budżetu z uzasadnieniem zapisanym w historii.
Co się stanie potem
- Planowany wynik liczy się jako wartość umowy minus wyższa z dwóch kwot: plan kosztów zadań albo budżet wykonawczy.
- Prognoza kosztu końcowego pokazuje dwa warianty: według planu pozostałych robót i przy utrzymaniu dotychczasowej relacji kosztów do postępu. Jeśli wyższy wariant przekracza budżet, zobaczysz to przed końcem budowy.
- Raporty oddzielają koszt pierwszego wykonania od kosztu poprawek z odbiorów i usterek.
Gdy coś nie działa
- Nie widzę ceny ofertowej. Pokazuje się tylko, dopóki projekt nie ma zawartej umowy, i tylko gdy zadania mają już plan kosztów.
- Inwestor pyta o budżet. Inwestor nie widzi budżetu, kosztów ani zysku. Widzi wartość umowy, aneksy i swoje wydatki.
- Prowadzę projekt jako inwestor (plan Solo). Zamiast budżetu wykonawczego masz Budżet inwestycji z rezerwą. Zobacz Plan Solo — inwestor i wykonawca w jednym projekcie.
- Wynik spada poniżej celu. Sprawdź, które kategorie przekraczają pulę, i zdecyduj: przesunięcie, nowa wersja budżetu albo aneks do umowy.